Heute präsentieren wir Ihnen in unserer Reihe von Gastbeiträgen einen weiteren Artikel zum Thema Existenzgründung.
In dieser kleinen Reihe bisher erschienen:
Existenzgründung: Kostspielige Fehler vermeiden
Existenzgründung: Liquiditätsplan ungeheuer wichtig
Anna Jacobi
Wir freuen uns über die Mitarbeit von Anna Jacobi. Anna schreibt auf dem Gründer-Blog von SmartBusinessPlan rund um das Thema Businessplan und Existenzgründung.
Gründer arbeiten länger und härter. Im Durchschnitt sind es etwa 48 Stunden in der Woche. Ein guter Grund zu lernen, wie man als Geschäftsführer Aufgaben richtig delegiert, um sich wieder aufs Wesentliche konzentrieren zu können.
Eine effektive Aufgabenteilung und -zuweisung ist nicht nur wichtig, damit der angehende Geschäftsführer seinen Fokus auf die wirklich dringlichen und wichtigen Aufgaben legen kann, sondern auch damit ein starkes, gut funktionierendes Team aufgebaut werden kann.
Grundsätzlich basiert ein gutes Team erst einmal auf Vertrauen. Jedes Teammitglied sollte seine Rolle und Erwartungen kennen und sich in der Lage fühlen, etwas beizutragen. Erst durch die Zusammenarbeit wird das möglich, was ein Einzelner alleine nicht schaffen kann.
Bevor der Geschäftsführer nun die Aufgaben an das Team delegieren kann, muss er sie sortieren. Zu diesem Zwecke empfehlen wir die Eisenhower Matrix als geeignetes Tool.
Die Eisenhower-Matrix
Die Matrix besteht aus zwei Achsen: Dringlichkeit und Wichtigkeit, wie sie in der folgenden Abbildung dargestellt sind:
Ein Geschäftsführer sollte diese Matrix begutachten
Aufgaben, die dringlich UND wichtig sind, sollten vom Geschäftsführer selbst erledigt werden. Und zwar sofort. Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, sollten nach Möglichkeit delegiert werden. Und Aufgaben, die wichtig und nicht dringend sind, sollte sich der Geschäftsführer vornehmen und in seinen Terminkalender eintragen. Dies ist natürlich nur eine Orientierungshilfe, die nicht 1:1 umgesetzt werden muss.
Das SMART-Prinzip
Die Checkliste für den Geschäftsführer
Am besten geht das nach dem so genannten SMART-Prinzip. SMART ist dabei ein Akronym für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und dient z.B. im Projektmanagement, aber auch im Rahmen von Mitarbeiterführung und Personalentwicklung, als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung.
Im Deutschen kann man es beispielsweise so übersetzen bzw. erläutern:
Specific
Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, muss sie klar und deutlich definiert sein. Zweideutigkeiten sollten unbedingt vermieden werden.
Measurable
Der Fortschritt bzw. Erfolg der vergebenen Aufgabe sollte messbar sein und regelmäßig überprüft werden.
Agreed
Der Mitarbeiter sollte sein Verständnis signalisieren und die Übernahme der Aufgabe bestätigen. Stellen Sie durch Nachfragen sicher, dass die Aufgabe auch wirklich verstanden wurde.
Realistic
Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen für die zeitgerechte Bearbeitung der Aufgabe vorhanden sind. Hat der ausgewählte Mitarbeiter das benötigte Wissen, um die Aufgabe zu erfüllen?
Time bound
Setzen Sie einen geeigneten Zeitrahmen für die Aufgabe. Dabei ist es wichtig, selber einschätzen, wie lange der Mitarbeiter benötigt, um die Aufgabe zu lösen. Sie können auch Meilensteine setzen. Diese erleichtern es, nachzuvollziehen, was der Mitarbeiter bisher getan hat und die Qualität dessen zu bewerten.
Wann immer Sie als Geschäftsführer Aufgaben delegieren, sollten Sie dieses Prinzip im Hinterkopf haben. Sie können es wie eine Checkliste behandeln, dann wird es Ihnen eine große Hilfe sein, auch wichtige Aufgaben richtig zu delegieren. SmartBusinessPlan wünscht Ihnen dabei viel Erfolg.
Dieser Artikel ist im Original auf dem SmartBusinessPlan-Blog erschienen.
Soweit der Beitrag von Anna Jacobi. Wir beraten Sie selbstverständlich auch in Sachen Selbständigkeit.
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